Erfasse nur, was du brauchst: Namen, Kontaktwege, besondere Hinweise wie Allergien möglichst knapp. Nutze Tools mit Auftragsverarbeitungsvertrag, sichere Endgeräte mit Code und verschlüssele Backups. Hole Einwilligungen für Marketing-Newsletter und Fotos separat ein. Erkläre kurz, wofür Daten genutzt werden. Löschkonzepte und Zugriffsrechte verhindern Missbrauch. Klare Transparenz erhöht Vertrauen und macht Kontrollen gelassen, weil du jederzeit zeigen kannst, wie sorgfältig du mit Informationen umgehst.
Jede Leistung braucht eine nachvollziehbare Rechnung mit Datum, Leistungsbeschreibung, Bruttopreis und Steuerangaben entsprechend deiner Unternehmensform. Nutze zertifizierte Kassenlösungen, wenn du ein Kassensystem führst, und sichere Buchungen revisionssicher. Notiere Trinkgeld getrennt, um Übersicht zu behalten. Digitale Rechnungen sparen Platz, doch archiviere sie systematisch. Einheitliche Artikelbezeichnungen, Leistungszeiten und Kundennamen erleichtern Auswertungen, zeigen Professionalität und helfen in Gesprächen mit Steuerberatung oder Behörden.
Halte Kopien zentral griffbereit: Gewerbeanmeldung, Reisegewerbekarte, Handwerksnachweise, Versicherungsbestätigungen, Hygieneplan, Entsorgungsbelege und Verträge mit Partnerstandorten. Digital und analog, klar sortiert. Lege eine Kurzliste bei, die prüfenden Personen Orientierung gibt. So verläuft jede Kontrolle konstruktiv. Zusätzlich lohnt ein Jahreskalender für Prüffristen, damit nichts abläuft. Diese Ordnung kostet wenige Minuten pro Woche und spart im Ernstfall Stunden intensiver Suche.
Erkundige dich rechtzeitig zu Aufbauzeiten, Zufahrtsbereichen, Ausstellerpässen und Hygieneforderungen. Manche Events verlangen zusätzlich Sicherheitsunterweisungen oder Fluchtwegkennzeichnungen am Stand. Plane Material für Wind, Regen und Dunkelheit, inklusive Beleuchtung und rutschfesten Unterlagen. Kläre Abfallentsorgung und Wasserzugang. Hinterlege Versicherungsnachweise im Ausstellerportal und bewahre Ausweise griffbereit. Mit kurzer Teamübung am Vorabend sitzt jeder Handgriff, und du startest gelassen in den ersten Kundenansturm.
Jede Kommune tickt anders. Ein kurzer Blick in Satzungen zu Sondernutzung, Parken, Sonntagsarbeit und Lärmschutz verhindert Überraschungen. Frage telefonisch nach, wenn Formulierungen unklar sind. Notiere Ansprechpartnerinnen und Öffnungszeiten. Lege dir Standardmappen für häufige Städte an, die Lagepläne, Ansprechpartner, Gebühren und Fristen enthalten. Eine kleine Kartenmarkierung zu idealen Anfahrpunkten spart Minuten, die du lieber in saubere Konturen und schnelle Fades investieren möchtest.
Gute Kommunikation ist Gold. Bitte frühzeitig um Zeitpläne, Technikblätter, Notfallkontakte und Parkscheine. Kläre Branding, Musiklautstärke und Fotoerlaubnisse. Frage, wo du Pausen machen darfst und ob es einen ruhigen Bereich für heikle Dienstleistungen gibt. Schicke vorab deine Anforderungen, damit Strom, Tische und Stühle bereitstehen. Eine freundliche, vorausschauende Zusammenarbeit macht dich zum Lieblingsdienstleister und sorgt dafür, dass du im nächsten Jahr als Erste oder Erster eingeladen wirst.